Kesalahan payroll jarang berasal dari rumus. Sumbernya data yang masuk: status PTKP yang tidak diperbarui, tunjangan salah kolom, lembur dihitung dari upah pokok saja, transfer lewat tanggal. Dua di antaranya berdenda: 5% per hari untuk upah yang terlambat dan 5% dari total THR yang telat. Ini sembilan yang paling sering kami temukan di perusahaan 10 sampai 200 karyawan, ditutup daftar cek sebelum gaji dibayar.
Dasar hukum per 15 Oktober 2026
- Pengupahan: PP 36/2021; PP 51/2023 dan PP 49/2025 mengubah pasal lain, terutama upah minimum.
- Lembur: PP 35/2021; Kepmenakertrans 102/2004 dicabut Permenaker 23/2021.
- PPh 21: PP 58/2023 dan PMK 168/2023.
- BPJS: UU 24/2011, PP 86/2013, PP 44/2015, PP 45/2015, PP 46/2015, PP 37/2021, Perpres 82/2018 jo. Perpres 75/2019.
- THR: Permenaker 6/2016.
DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Per 15 Oktober 2026 naskahnya belum dipublikasikan, aturan pelaksananya diberi waktu paling lambat satu tahun, dan PP 35/2021 serta PP 36/2021 tetap berlaku sampai saat itu (keterangan DPR, 12 Oktober 2026).
1. Status PTKP tidak diperbarui, Desember jadi kejutan
TER Januari sampai November mengikuti status PTKP: kategori A untuk TK/0, TK/1 dan K/0; B untuk TK/2, TK/3, K/1 dan K/2; C untuk K/3 (PP 58/2023; artikel DJP). Status diambil dari keadaan awal tahun kalender (PMK 168/2023 Pasal 9 ayat 4), jadi karyawan yang menikah di Mei tetap TK/0 sampai Desember. Desember adalah masa pajak terakhir: pajak setahun dihitung dengan tarif Pasal 17, dikurangi potongan sebelas bulan sebelumnya (Pasal 15), dan status yang salah menumpuk di slip itu. Kelebihan potong dikembalikan bersama bukti potong paling lambat akhir bulan berikutnya (Pasal 21). Pencegahannya formulir PTKP tiap Januari dengan kartu keluarga dan rekap potongan per karyawan. Hitungannya ada di PPh 21 TER.
2. Dasar upah BPJS salah atau batas atas terlewat
Semua program BPJS memakai upah pokok ditambah tunjangan tetap (PP 44/2015 Pasal 19; PP 46/2015 Pasal 17; PP 45/2015 Pasal 29; PP 37/2021 Pasal 13; Perpres 82/2018 Pasal 33). Uang makan per hari hadir tidak ikut, karena tunjangan tetap dibayar tanpa memperhitungkan kehadiran. Dua kesalahan yang sama seringnya: melaporkan upah pokok saja, atau total slip gaji.
| Program | Batas atas upah |
|---|---|
| JKK, JKM, JHT | Tidak ada |
| Jaminan Pensiun | Disesuaikan BPJS Ketenagakerjaan tiap tahun mengikuti PDB (PP 45/2015 Pasal 29); halaman kepesertaannya mencantumkan Rp10.547.400 tanpa tahun, cek angka tahun berjalan tiap Maret |
| JKP | Rp5.000.000 (PP 37/2021 Pasal 11) |
| BPJS Kesehatan | Rp12.000.000; batas bawah upah minimum kabupaten/kota (Perpres 82/2018 Pasal 32) |
Lapor ke bawah ditanggung perusahaan: kekurangan manfaat JHT karena upah dilaporkan tidak sesuai wajib dibayar pemberi kerja (PP 46/2015 Pasal 24). Persentase dan tanggal setor ada di iuran BPJS karyawan, pemilahan tunjangan di komponen gaji.
3. Lembur dari upah pokok saja, atau dengan tabel lama
Upah sejam adalah 1/173 dari upah pokok ditambah tunjangan tetap; kalau jumlah itu di bawah 75% keseluruhan upah, dasarnya 75% keseluruhan upah (PP 35/2021 Pasal 32). Pengalinya 1,5 untuk jam pertama dan 2 untuk jam berikutnya di hari kerja; di hari libur 2, 3, lalu 4 kali (Pasal 31). Dengan upah Rp5.000.000, upah sejamnya Rp28.902 dan dua jam lembur di hari kerja Rp101.156. Lembur butuh perintah dan persetujuan tertulis atau lewat media digital, serta daftar pelaksanaan lembur yang memuat nama dan lamanya jam (Pasal 28). Batasnya 4 jam sehari dan 18 jam seminggu (Pasal 26). Tabel lengkapnya di cara menghitung upah lembur.
4. Slip gaji tidak ada atau tanpa rincian
Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah pada saat upah dibayarkan (PP 36/2021 Pasal 53 ayat 2), dan upah dibayar seluruhnya tiap periode (Pasal 54). Rinciannya: upah pokok, tiap tunjangan, lembur, THR, potongan BPJS, PPh 21, dan potongan lain beserta dasarnya. Potongan hanya untuk hal yang disebut Pasal 63, misalnya denda, uang muka upah dan cicilan utang, dan seluruhnya paling banyak 50% dari tiap pembayaran (Pasal 65).
5. Gaji dibayar lewat tanggal
Upah wajib dibayar pada tanggal yang diperjanjikan, paling lama sebulan sekali (PP 36/2021 Pasal 55). Dendanya di Pasal 61:
| Keterlambatan | Denda |
|---|---|
| Hari ke-4 sampai hari ke-8 sejak tanggal seharusnya dibayar | 5% dari upah yang seharusnya dibayar, untuk setiap hari keterlambatan |
| Sesudah hari ke-8 | Denda di atas ditambah 1% untuk setiap hari keterlambatan, paling banyak 50% dari upah dalam satu bulan |
| Sesudah satu bulan | Denda di atas ditambah bunga sebesar suku bunga tertinggi yang berlaku pada bank pemerintah |
Denda tidak menghapus kewajiban membayar upahnya. Gaji Rp5.000.000 yang baru ditransfer hari ke-8 kena denda 5 hari × 5% = Rp1.250.000. Penyebabnya biasanya alur, bukan uang, dan jadwal mundur dari tanggal bayar menyelesaikan sebagian besar kasus.
6. Cut-off dan data kehadiran tidak sinkron
Payroll bulanan memakai cut-off kehadiran sebelum akhir bulan. Kesalahan muncul saat cut-off tidak tertulis, berbeda antara absensi dan lembur, atau koreksi masuk setelah gaji dihitung. Upah memang tidak dibayar kalau karyawan tidak masuk kerja (PP 36/2021 Pasal 40 ayat 1), tetapi tetap wajib dibayar untuk sakit, cuti, menikah, istri melahirkan, keluarga meninggal, ibadah, dan alasan lain di ayat 2 sampai 5. Memotong upah untuk hari sakit bersurat dokter adalah pelanggaran yang sering tidak disadari. Jadi: satu tanggal cut-off tertulis, alasan ketidakhadiran dicatat, koreksi setelah cut-off dibawa ke bulan berikutnya. Soal sistemnya ada di absensi online karyawan.
7. Gaji prorata karyawan baru atau keluar
PP 36/2021 tidak punya rumus prorata upah bulanan. Pasal 17 hanya mengatur upah sehari untuk upah harian: upah sebulan dibagi 25 untuk pola 6 hari kerja, atau 21 untuk pola 5 hari. Tulis cara prorata di peraturan perusahaan. Yang paling mudah diperiksa: upah sebulan dikali hari kerja yang dijalani, dibagi hari kerja bulan itu. Upah Rp5.000.000, mulai 16 Oktober 2026, 11 dari 22 hari kerja: Rp2.500.000. Saat karyawan keluar, bulan terakhirnya adalah masa pajak terakhir: PPh 21 dihitung ulang seperti Desember dan kelebihannya dikembalikan (PMK 168/2023 Pasal 15 dan 21). Karyawan PKWTT yang di-PHK dalam 30 hari sebelum hari raya tetap berhak THR (Permenaker 6/2016 Pasal 7).
8. THR dari upah pokok saja atau dibayar terlambat
THR wajib untuk masa kerja satu bulan atau lebih, PKWTT maupun PKWT (Permenaker 6/2016 Pasal 2): satu bulan upah untuk masa kerja 12 bulan atau lebih, dan masa kerja dibagi 12 dikali satu bulan upah untuk yang kurang (Pasal 3). Satu bulan upah berarti upah tanpa tunjangan, atau upah pokok termasuk tunjangan tetap, bukan upah pokok saja. Masa kerja 8 bulan dengan upah Rp5.000.000: Rp3.333.333. Tenggatnya 7 hari sebelum hari raya (Pasal 5; PP 36/2021 Pasal 9). Terlambat berarti denda 5% dari total THR, dan THR-nya tetap wajib dibayar (Pasal 10; PP 36/2021 Pasal 62).
9. Karyawan belum didaftarkan BPJS
Pemberi kerja wajib mendaftarkan pekerjanya dengan data lengkap dan benar (UU 24/2011 Pasal 15) dan menyetor iuran bagian karyawan bersama bagiannya (Pasal 19); untuk Jaminan Pensiun paling lama 30 hari sejak mulai bekerja (PP 45/2015 Pasal 4). Sanksinya bertingkat: dua teguran tertulis masing-masing 10 hari, denda 0,1% per bulan dari iuran yang seharusnya dibayar, lalu tidak mendapat pelayanan publik tertentu (UU 24/2011 Pasal 17; PP 86/2013 Pasal 10). Risikonya lebih mahal: selama belum didaftarkan, perusahaan menanggung pelayanan kesehatan karyawan setara manfaat BPJS Kesehatan (Perpres 82/2018 Pasal 13 ayat 5), dan pekerja yang tidak terdaftar JKK karena datanya dilaporkan tidak benar tetap berhak atas manfaat, dibayar perusahaan (PP 44/2015 Pasal 32 ayat 3). Tenggat lain di checklist onboarding.
Daftar cek sebelum gaji dibayar
| Cek | Yang dipastikan |
|---|---|
| Status PTKP | Sesuai keadaan 1 Januari, ada kartu keluarga |
| Kehadiran | Final per cut-off; alasan tidak hadir tercatat |
| Lembur | Daftar pelaksanaan lembur ada; 1/173 dari upah pokok dan tunjangan tetap |
| Dasar BPJS | Upah pokok dan tunjangan tetap; batas atas diterapkan |
| Karyawan baru dan keluar | Prorata sesuai aturan tertulis; didaftarkan BPJS dalam 30 hari; PPh 21 bulan terakhir dihitung ulang |
| Potongan | Hanya jenis yang diizinkan, total paling banyak 50% |
| Slip gaji dan tanggal bayar | Rincian lengkap, diberikan saat transfer pada tanggal yang diperjanjikan |
| Desember | Hitung ulang dengan tarif Pasal 17; kelebihan dikembalikan paling lambat akhir Januari |
Informasi umum per 15 Oktober 2026, bukan nasihat hukum atau pajak. Aturan bisa berubah, jadi cek sumber resmi atau bahas situasi Anda dengan kami.
