Catatan kehadiran menentukan upah mana yang wajib dibayar (PP 36/2021 Pasal 40), berapa jam lembur yang harus dibayar (PP 35/2021 Pasal 28), dan apa yang bisa dibuktikan kalau karyawan atau pengawas ketenagakerjaan mempersoalkannya. Karena itu aplikasi absensi dipilih dari tiga pertanyaan: data apa yang direkam, siapa yang bisa mengubahnya, dan bagaimana data biometrik serta lokasi karyawan diperlakukan menurut UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Sidik jari dan wajah adalah data pribadi spesifik, perlakuannya tidak sama dengan nomor induk karyawan.
Dasar hukum per 15 Oktober 2026
- PP 35/2021 Pasal 21, 22, 26 dan 28; PP 36/2021 Pasal 40 dan 53.
- UU 2/2004 Pasal 3 dan 57; UU 11/2008 Pasal 5 dengan redaksi UU 1/2024.
- UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Masa penyesuaian dua tahun di Pasal 74 berakhir 17 Oktober 2024, jadi kewajibannya sudah berlaku penuh.
DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Per 15 Oktober 2026 naskahnya belum dipublikasikan, aturan pelaksananya diberi waktu paling lambat satu tahun, dan PP 35/2021 serta PP 36/2021 tetap berlaku sampai saat itu (keterangan DPR, 12 Oktober 2026).
Kenapa catatan kehadiran mengikat secara hukum
Waktu kerja 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk pola 6 hari, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk pola 5 hari, dengan istirahat mingguan 1 atau 2 hari (PP 35/2021 Pasal 21 dan 22). Lembur paling lama 4 jam sehari dan 18 jam seminggu (Pasal 26), harus didahului perintah pengusaha dan persetujuan karyawan secara tertulis atau lewat media digital, dan pengusaha harus membuat daftar pelaksanaan lembur yang memuat nama karyawan dan lamanya jam lembur (Pasal 28). Tanpa jam masuk dan keluar yang tercatat, perusahaan tidak bisa membuktikan batas lembur dipatuhi dan tidak bisa menghitung upah lembur yang wajib dibayar.
Upah tidak dibayar kalau karyawan tidak masuk kerja (PP 36/2021 Pasal 40 ayat 1), kecuali ia sakit, cuti, istirahat mingguan, menikah, istrinya melahirkan, keluarganya meninggal, menjalankan ibadah, atau alasan lain di ayat 2 sampai 5. Jadi sistem absensi harus menyimpan alasan ketidakhadiran, bukan hanya hadir atau tidak. Slip gaji wajib memuat rincian upah (Pasal 53 ayat 2), dan hari hadir serta jam lembur di slip harus bisa ditelusuri ke catatan itu.
Apa yang jadi bukti saat ada perselisihan
Perselisihan hubungan industrial wajib dirundingkan dulu secara bipartit (UU 2/2004 Pasal 3 ayat 1). Kalau sampai ke Pengadilan Hubungan Industrial, hukum acaranya hukum acara perdata (Pasal 57): tiap pihak membuktikan dalilnya. Tidak ada aturan khusus untuk log absensi; yang berlaku aturan umum bahwa informasi dan dokumen elektronik beserta hasil cetaknya adalah alat bukti yang sah dan perluasan dari alat bukti menurut hukum acara (UU 11/2008 Pasal 5 ayat 1 dan 2), dan sah kalau sistem elektroniknya memenuhi ketentuan undang-undang itu (ayat 3). Praktisnya, log yang kuat punya empat sifat: tanggal dan jam tercatat otomatis, perubahan hanya lewat koreksi yang mencatat siapa mengubah apa dan kapan, datanya bisa diekspor per periode, dan jelas siapa saja yang punya akses. Rekap yang disusun ulang di spreadsheet dari ingatan supervisor tidak memenuhi satu pun.
Lima metode dan kompromi masing-masing
| Metode | Cocok untuk | Kelemahan utama | Data pribadi yang direkam |
|---|---|---|---|
| Sidik jari | Kantor atau pabrik dengan satu pintu masuk | Perlu alat di lokasi; jari basah, berminyak atau luka sering gagal | Sidik jari: biometrik, spesifik |
| Pengenalan wajah | Antrean masuk yang padat | Bergantung cahaya dan sudut kamera; masker dan kacamata menurunkan akurasi | Gambar wajah: biometrik, spesifik |
| GPS dan swafoto di ponsel | Tim lapangan, proyek, kerja dari rumah | Lokasi bisa dipalsukan dengan aplikasi GPS palsu; bergantung sinyal dan baterai; berjalan di ponsel pribadi | Lokasi dan foto wajah; foto jadi biometrik kalau dipakai untuk pengenalan otomatis |
| Kode QR di lokasi | Toko, cabang, gudang kecil | QR statis bisa difoto dan dititipkan; perlu QR yang berganti berkala | Waktu dan titik lokasi QR |
| Clock-in lewat web tanpa lokasi | Kantor dengan jam fleksibel, tim kecil | Paling mudah dititipkan; perlu pembatasan perangkat atau jaringan kantor | Waktu, alamat IP dan perangkat |
Tidak ada metode yang menghilangkan absen titip sepenuhnya. Yang menghilangkannya adalah pemeriksaan rekap oleh atasan langsung sebelum cut-off, dan sanksi yang tertulis di peraturan perusahaan.
Privasi: apa yang diminta UU 27/2022
Perusahaan yang menentukan tujuan dan cara absensi adalah pengendali data pribadi; penyedia aplikasi adalah prosesor yang memproses atas nama perusahaan (Pasal 1 angka 4 dan 5). Pemrosesan oleh prosesor tetap tanggung jawab pengendali (Pasal 51 ayat 3), dan prosesor wajib mendapat persetujuan tertulis sebelum melibatkan prosesor lain (Pasal 51 ayat 5). Memilih vendor tidak memindahkan tanggung jawab.
Data biometrik, termasuk gambar wajah dan sidik jari, adalah data pribadi spesifik, yaitu data yang pemrosesannya bisa berdampak lebih besar bagi orangnya (Pasal 4 ayat 2 dan penjelasannya). Lokasi tidak ada di daftar itu, tetapi tetap data pribadi karena menunjuk pergerakan orang tertentu (Pasal 1 angka 1), dan penjelasan Pasal 10 menyebut lokasi dan pergerakan sebagai bagian dari pemrofilan.
Setiap pemrosesan butuh dasar (Pasal 20): persetujuan eksplisit, pemenuhan perjanjian, kewajiban hukum, atau kepentingan yang sah. Mencatat jam hadir untuk menghitung upah bisa bersandar pada perjanjian kerja dan kewajiban hukum di PP 35/2021 dan PP 36/2021. Untuk biometrik, dasar yang paling mudah dibuktikan adalah persetujuan tertulis atau terekam, terpisah dari klausul lain, dalam bahasa sederhana (Pasal 22); klausul perjanjian yang menyelipkannya tanpa persetujuan eksplisit batal demi hukum (Pasal 23), dan perusahaan wajib bisa menunjukkan bukti persetujuan (Pasal 24). Sebelum meminta persetujuan, perusahaan wajib memberi tahu tujuan, jenis data, jangka waktu retensi, dan hak karyawan (Pasal 21).
Setelah data terkumpul: proses secara terbatas sesuai tujuan dan hapus setelah masa retensi berakhir (Pasal 16 ayat 2); jaga kerahasiaan dan keamanan, cegah akses tidak sah (Pasal 35, 36 dan 39); hapus data yang tidak lagi diperlukan atau yang persetujuannya ditarik (Pasal 43); beritahukan kegagalan pelindungan data secara tertulis paling lambat 3 × 24 jam kepada karyawan terdampak dan lembaga pelindungan data pribadi (Pasal 46). Karyawan berhak tahu untuk apa datanya dipakai, mengakses dan memperoleh salinannya, memperbaikinya, menarik persetujuan, dan mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis (Pasal 5 sampai 10). Pelanggarannya dikenai sanksi administratif, dari peringatan tertulis sampai denda paling tinggi 2% dari pendapatan tahunan (Pasal 57).
Kebijakan absensi yang cukup untuk UKM
- Peraturan perusahaan memuat pola 5 atau 6 hari kerja, jam masuk dan pulang, toleransi keterlambatan, cara lapor sakit dan cuti, metode absensi, dan prosedur koreksi.
- Pemberitahuan tertulis ke karyawan: data apa yang direkam, untuk apa, berapa lama disimpan, siapa penyedia aplikasinya.
- Persetujuan terpisah untuk sidik jari atau wajah, dengan metode lain bagi yang menolak atau gagal terbaca.
- Akses rekap hanya HR dan atasan langsung; setiap koreksi tercatat dengan alasannya; masa retensi ditetapkan dan data karyawan yang keluar dihapus setelah masa itu lewat.
- Pemotongan upah dari data absensi diperiksa orang sebelum masuk payroll, bukan otomatis dari log.
- Perjanjian vendor memuat perintah pemrosesan, larangan memakai data untuk tujuan lain, daftar subprosesor, dan kewajiban lapor insiden.
Cara memilih aplikasi
| Kriteria | Yang diperiksa |
|---|---|
| Metode | Mendukung pola kerja yang ada: shift, lapangan, kantor, campuran, tanpa memaksa biometrik untuk semua |
| Jejak koreksi | Tiap perubahan jam hadir menyimpan nama pengubah, waktu dan alasan |
| Alasan ketidakhadiran | Sakit, cuti dan izin tercatat dengan dokumen pendukung, terpisah dari alpa |
| Lembur | Jam lembur dicatat dengan bukti perintah dan persetujuan, bisa diekspor sebagai daftar pelaksanaan lembur |
| Rekap payroll | Rekap per periode cut-off bisa diekspor dan dipakai langsung untuk menghitung upah |
| Hak akses | Peran HR, atasan dan karyawan dibedakan; karyawan bisa melihat catatannya sendiri |
| Retensi | Masa simpan bisa diatur; data karyawan yang keluar bisa dihapus atau diekspor |
| Keamanan | Enkripsi, autentikasi, dan komitmen tertulis vendor melapor insiden secepatnya supaya batas 3 × 24 jam terpenuhi |
| Biaya | Per karyawan per bulan ditambah alat, dibandingkan jam kerja HR yang dihemat |
Upright HRIS menempatkan data karyawan, kehadiran dan payroll dalam satu sistem: rekap absensi, cuti, shift dan lembur dipakai langsung untuk rekap payroll, PPh 21 dan BPJS, dengan lingkup pencatatan yang disepakati di awal. Kesalahan payroll yang berawal dari data kehadiran ada di kesalahan payroll yang paling sering.
Informasi umum per 15 Oktober 2026, bukan nasihat hukum atau pajak. Aturan bisa berubah, jadi cek sumber resmi atau bahas situasi Anda dengan kami.
