Checklist onboarding karyawan baru

Onboarding karyawan baru berjalan di dua jalur sekaligus: administrasi dengan tenggat hukum, dan pengenalan pekerjaan yang menentukan apakah karyawan masih ada setelah masa percobaan. Tenggat yang paling sering terlewat ada tiga. Pencatatan PKWT paling lama 3 hari kerja setelah tanda tangan (PP 35/2021 Pasal 14). Pendaftaran Jaminan Pensiun dan JKP paling lama 30 hari sejak karyawan mulai bekerja (PP 45/2015 Pasal 4; PP 37/2021 Pasal 6). BPJS Kesehatan tidak memberi tenggat hari, tetapi menagih dengan cara lain: selama karyawan belum didaftarkan, biaya berobatnya ditanggung perusahaan (Perpres 82/2018 Pasal 13).

Checklist di bawah disusun per waktu, dari seminggu sebelum hari pertama sampai hari ke-90. Kedua jalur berakhir di titik yang sama: keputusan masa percobaan.

Sebelum hari pertama

Yang disiapkan perusahaan: perjanjian kerja sudah ditandatangani dan karyawan memegang satu salinan, akun email dan aplikasi, alat kerja beserta tanda terima, meja, seragam atau APD, jadwal minggu pertama, satu rekan pendamping, dan pemberitahuan ke tim tentang siapa yang datang dan apa perannya. Tahap sebelum tanda tangan ada di alur rekrutmen untuk UKM.

Hari pertama

Dua kewajiban hukum jatuh di hari pertama, dan keduanya sering dilewati karena dianggap urusan pabrik.

• Induksi K3. UU 1/1970 Pasal 9 mewajibkan pengurus menunjukkan dan menjelaskan kepada setiap tenaga kerja baru kondisi dan bahaya di tempat kerja, pengaman dan alat pelindung, serta cara kerja yang aman, dan baru boleh mempekerjakannya setelah yakin ia paham. Di kantor, ini berarti jalur evakuasi, alat pemadam, kotak P3K, dan siapa yang dihubungi saat ada kecelakaan.
• Peraturan Perusahaan. Perusahaan dengan 10 pekerja atau lebih wajib punya Peraturan Perusahaan (Pasal 108 UU 13/2003), dan Pasal 114 mewajibkan pengusaha memberitahukan dan menjelaskan isinya serta memberikan naskahnya kepada pekerja. Minta tanda terima.

Sisanya praktik baik: jam kerja dan cara absen, cara mengajukan cuti dan lembur, struktur organisasi, kepada siapa bertanya, perkenalan ke tim, dan makan siang bersama. Tutup hari dengan target minggu pertama yang tertulis.

Tenggat administrasi

Saran kami: daftarkan semua program BPJS dalam minggu pertama, sekaligus, lewat SIPP Online untuk BPJS Ketenagakerjaan dan sistem BPJS Kesehatan untuk JKN. Menunggu lulus masa percobaan bukan alasan yang diakui aturan mana pun. Sanksi bagi pemberi kerja yang tidak mendaftarkan pekerjanya bertingkat: teguran tertulis, denda 0,1% per bulan dari iuran yang seharusnya dibayar, sampai tidak dilayani untuk perizinan usaha dan izin tenaga kerja asing (PP 86/2013 Pasal 9 dan 10).

Program yang wajib diikuti mengikuti skala usaha: usaha besar dan menengah ikut JKK, JHT, JP dan JKM; usaha mikro dan kecil paling sedikit JKK, JHT dan JKM; semuanya wajib terdaftar JKN (PP 37/2021 Pasal 4 sesudah diubah PP 6/2025).

Data payroll sebelum gaji pertama

Iuran BPJS Kesehatan disetor paling lambat tanggal 10, BPJS Ketenagakerjaan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya. Karyawan yang masuk setelah Januari dihitung PPh 21 setahunnya dari penghasilan selama bekerja di perusahaan ini saja, dan kelebihan potong dikembalikan paling lambat akhir bulan berikutnya setelah masa pajak terakhir (PMK 168/2023 Lampiran B dan Pasal 21). Cara kerja tarif efektifnya ada di PPh 21 TER.

Dua hak yang perlu disampaikan sejak awal supaya tidak jadi pertanyaan di bulan ketiga: THR berhak diterima setelah masa kerja 1 bulan, proporsional sampai 12 bulan (Permenaker 6/2016 Pasal 2 dan 3), dan cuti tahunan 12 hari kerja muncul setelah 12 bulan bekerja terus-menerus (Pasal 79 UU 13/2003 sesudah UU 6/2023).

Hari ke-2 sampai ke-30

• Target bulan pertama diambil dari tugas utama di deskripsi pekerjaan, bukan dari ingatan atasan.
• Pelatihan alat dan sistem yang dipakai sehari-hari, dengan akses ke SOP tertulis.
• Rekan pendamping menjawab pertanyaan kecil, supaya atasan bukan satu-satunya sumber.
• Pertemuan 15 menit dengan atasan setiap minggu: apa yang jalan, apa yang membingungkan.
• Hari ke-30: evaluasi tertulis pertama, dibahas bersama dan ditandatangani kedua pihak.

Hari ke-31 sampai ke-60

• Tanggung jawab penuh atas dua sampai tiga tugas utama, diukur dengan tenggat yang tertulis di deskripsi pekerjaan.
• Umpan balik dua arah. Karyawan baru melihat hal yang orang lama sudah tidak lihat.
• Hari ke-60: evaluasi tertulis kedua. Kalau ada kekurangan, tulis rencana perbaikan 30 hari.

Hari ke-61 sampai ke-90

• Keputusan masa percobaan paling lambat hari ke-75, supaya pemberitahuan 7 hari kerja masih jatuh di dalam masa percobaan bila hasilnya tidak lulus. Aturannya ada di masa percobaan karyawan.
• Lulus: surat penegasan status karyawan tetap, dengan tanggal mulai kerja yang sama seperti di perjanjian kerja.
• Rencana enam bulan berikutnya: target, pelatihan, dan kapan upah ditinjau.
• Tanya karyawan apa yang membantu di 90 hari pertama dan apa yang kurang. Jawabannya memperbaiki checklist ini untuk karyawan berikutnya.

Checklist ringkas

Informasi umum per 14 Oktober 2026, bukan nasihat hukum atau pajak. Aturan bisa berubah, jadi cek sumber resmi atau bahas situasi Anda dengan kami.