Rekrutmen satu posisi di perusahaan kecil wajarnya selesai dalam 4 sampai 6 minggu, asal tahapannya ditetapkan sebelum lowongan dipasang. Delapan tahapnya: memastikan kebutuhan, menulis deskripsi pekerjaan, memasang lowongan, menyaring berkas, wawancara terstruktur, cek referensi, penawaran, lalu dokumen dan tanda tangan. Yang membuat proses molor biasanya bukan kekurangan pelamar, melainkan keputusan yang tertunda di antara tahap.
Perkiraan waktu di bawah adalah saran kami untuk satu posisi dengan satu pengambil keputusan. Posisi manajerial atau posisi yang pelamarnya sedikit butuh lebih lama.
| Tahap | Keluaran | Perkiraan waktu |
|---|---|---|
| 1. Memastikan kebutuhan | Keputusan merekrut, status PKWT atau PKWTT, anggaran gaji | 2–3 hari |
| 2. Deskripsi pekerjaan | Satu halaman yang disetujui atasan langsung | 1–2 hari |
| 3. Memasang lowongan | Iklan tayang di 2–3 kanal dengan batas lamaran | Dibuka 10–14 hari |
| 4. Menyaring berkas | Daftar 5–8 kandidat yang memenuhi syarat wajib | 2–3 hari setelah ditutup |
| 5. Wawancara terstruktur | Skor tiap kandidat dari pertanyaan yang sama | 1 minggu |
| 6. Cek referensi | Dua referensi untuk kandidat terpilih | 2–3 hari |
| 7. Penawaran | Surat penawaran dijawab dalam batas waktu | 3–5 hari kerja |
| 8. Dokumen dan tanda tangan | Perjanjian kerja ditandatangani, dokumen karyawan lengkap | Sebelum hari pertama |
1. Pastikan kebutuhannya
Sebelum lowongan ditulis, jawab empat pertanyaan: pekerjaan apa yang menumpuk dan sejak kapan, apakah pekerjaannya tetap atau hanya untuk proyek tertentu, berapa gaji yang masuk dalam struktur upah perusahaan, dan siapa yang memutuskan. Pekerjaan yang sifatnya tetap memakai PKWTT. PKWT hanya untuk pekerjaan yang selesai dalam waktu tertentu, paling lama 5 tahun termasuk perpanjangannya (PP 35/2021 Pasal 8), dan tidak boleh memakai masa percobaan (Pasal 12). Pertanyaan terakhir yang paling sering menahan proses: di UKM, wawancara menunggu jadwal pemilik yang tidak kunjung ada.
2. Tulis deskripsi pekerjaan
Deskripsi satu halaman memuat tugas utama, syarat wajib, kondisi kerja dan rentang gaji. Cara menyusunnya, lengkap dengan contoh untuk admin, sales dan accounting, ada di cara membuat deskripsi pekerjaan.
3. Pasang lowongan di kanal yang tepat
| Kanal | Cocok untuk | Catatan |
|---|---|---|
| Situs lowongan kerja | Posisi umum dengan pelamar banyak | Tulis batas waktu dan dokumen yang diminta |
| LinkedIn dan media sosial perusahaan | Posisi yang butuh pengalaman khusus | Jangkauannya sebatas pengikut perusahaan |
| Referensi karyawan | Hampir semua posisi | Tetap melewati tahap seleksi yang sama |
| Karirhub di SIAPkerja Kemnaker | Semua posisi, gratis | Sekaligus memenuhi kewajiban lapor lowongan |
| Kampus dan balai latihan kerja | Posisi pemula | Mengikuti kalender akademik |
| Agen penempatan swasta | Posisi khusus atau mendesak | Biayanya ditanggung perusahaan; agen dilarang memungut biaya dari pelamar (Permenaker 18/2024 Pasal 11) |
Lowongan wajib dilaporkan. Perpres 57/2023 Pasal 4 mewajibkan pemberi kerja melaporkan lowongan lewat sistem informasi ketenagakerjaan tanpa biaya, Pasal 6 mewajibkan lapor lagi saat terisi, dan yang tidak melapor dikenai teguran tertulis (Pasal 17). Caranya diatur Permenaker 18/2024 Pasal 29: buat akun pemberi kerja di SIAPkerja, unggah informasi lowongan, dan petugas memverifikasinya paling lama 1 hari kerja. Lowongan yang diunggah lewat akun itu tampil di Karirhub.
Iklan tidak boleh memuat syarat yang diskriminatif: UU 13/2003 Pasal 5 menjamin kesempatan yang sama bagi setiap tenaga kerja, dan Permenaker 18/2024 Pasal 4 melarang seleksi berdasarkan suku, ras, jenis kelamin, warna kulit, agama, kondisi fisik atau psikis, dan aliran politik. Terakhir, tulis kapan pelamar diberi kabar, lalu tepati. Pelamar yang tidak pernah dibalas tetap menilai perusahaan, dan menceritakannya.
4. Saring berkas dengan kriteria tertulis
Bagi pelamar dalam tiga kelompok: memenuhi semua syarat wajib, memenuhi sebagian, dan tidak memenuhi. Hanya kelompok pertama yang diwawancarai; kelompok kedua jadi cadangan. Supaya dua orang menyaring dengan hasil yang sama, pakai bobot sederhana: syarat wajib 50%, pengalaman di pekerjaan serupa 30%, lokasi dan ekspektasi gaji 20%, masing-masing diberi skor 0 sampai 2.
Berkas lamaran berisi data pribadi. UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mewajibkan dasar pemrosesan, misalnya persetujuan eksplisit pelamar atau langkah menuju perjanjian kerja (Pasal 20), pemberitahuan tujuan dan jangka waktu penyimpanan (Pasal 21), dan penghapusan data yang tidak lagi diperlukan (Pasal 43). Saran kami: tulis di iklan bahwa berkas dipakai untuk seleksi posisi itu dan disimpan paling lama 6 bulan, lalu hapus tepat waktu.
5. Wawancara terstruktur
Wawancara terstruktur berarti setiap kandidat mendapat pertanyaan yang sama, dinilai dengan skala yang sama, oleh pewawancara yang sama. Meta-analisis Sackett dkk. (2022) menempatkan wawancara terstruktur sebagai alat seleksi dengan validitas tertinggi dalam memprediksi kinerja, 0,42, sedangkan wawancara bebas hanya 0,19. Tes pengetahuan kerja menyusul dengan 0,40. Caranya tidak rumit: setiap tugas utama di deskripsi pekerjaan diubah jadi satu pertanyaan tentang pengalaman nyata.
| Tugas utama | Pertanyaan | Yang dicari |
|---|---|---|
| Menyiapkan tagihan dan menagih yang jatuh tempo | Ceritakan tagihan terakhir yang sulit ditagih. Apa yang dilakukan, dan hasilnya? | Langkah konkret, bukan teori |
| Merekonsiliasi rekening bank tiap minggu | Ceritakan selisih rekonsiliasi terbesar yang pernah ditemukan. Bagaimana menemukannya? | Ketelitian dan cara melacak |
Beri skor 1 sampai 5 untuk tiap jawaban langsung setelah wawancara, sebelum berdiskusi dengan pewawancara lain. Untuk posisi admin dan accounting, tambahkan tes kerja 30 menit yang menyerupai pekerjaan sebenarnya, misalnya mencocokkan tiga transaksi dengan mutasi bank. Pertanyaan tentang rencana menikah, agama, atau kesehatan yang tidak terkait pekerjaan tidak diajukan.
6. Cek referensi
Cek referensi hanya untuk kandidat yang akan ditawari, dengan persetujuan tertulisnya, karena menghubungi mantan atasan berarti memproses data pribadinya. Pedoman rekrutmen adil ILO (2016) juga melarang meneruskan data pelamar ke pihak lain tanpa persetujuan tertulis. SKCK hanya diminta kalau pekerjaannya menuntut, karena catatan kejahatan termasuk data pribadi spesifik (UU 27/2022 Pasal 4). Dua referensi cukup: atasan langsung terakhir dan satu rekan kerja. Lima pertanyaan lewat telepon 15 menit:
- Kapan periode kerjanya dan apa jabatannya?
- Tugas apa yang paling sering dikerjakan?
- Apa yang perlu dibimbing di bulan pertama?
- Kenapa keluar?
- Kalau ada lowongan, apakah bersedia mempekerjakannya lagi?
Jawaban yang tidak cocok dengan cerita kandidat bukan otomatis alasan menolak. Tanyakan lagi ke kandidat sebelum memutuskan.
7. Surat penawaran
Surat penawaran bukan perjanjian kerja, tetapi semua angkanya harus sama dengan perjanjian kerja yang ditandatangani nanti.
| Isi surat penawaran | Catatan |
|---|---|
| Jabatan dan atasan langsung | Sama dengan deskripsi pekerjaan |
| Status PKWTT atau PKWT dan jangka waktunya | Masa percobaan hanya untuk PKWTT, paling lama 3 bulan, dan upahnya tidak di bawah upah minimum. Rinciannya di masa percobaan karyawan |
| Gaji pokok, tunjangan, BPJS | Angka bulanan, bukan "sesuai pembicaraan" |
| Jam kerja dan lokasi | Termasuk shift atau perjalanan dinas |
| Tanggal mulai | Beri waktu untuk pemberitahuan pengunduran diri di tempat kerja lama |
| Batas waktu jawaban | 3–5 hari kerja |
| Dokumen yang harus dibawa | KTP, NPWP, nomor BPJS, rekening, ijazah |
Kandidat cadangan diberi kabar setelah penawaran diterima, bukan sebelumnya.
8. Dokumen dan tanda tangan
Perjanjian kerja tertulis memuat sembilan hal menurut Pasal 54 UU 13/2003: nama dan alamat perusahaan, identitas pekerja, jabatan atau jenis pekerjaan, tempat kerja, besarnya upah dan cara pembayarannya, syarat kerja yang memuat hak dan kewajiban, mulai dan jangka waktu berlakunya, tempat dan tanggal dibuat, serta tanda tangan kedua pihak. PKWT wajib tertulis dalam bahasa Indonesia (Pasal 57) dan dicatatkan ke Kemnaker secara daring paling lama 3 hari kerja sejak ditandatangani, atau 7 hari kerja secara tertulis ke dinas kabupaten/kota bila pencatatan daring belum tersedia (PP 35/2021 Pasal 14). PKWTT boleh lisan, tetapi perusahaan tetap wajib membuat surat pengangkatan (Pasal 63). Saran kami, buat semuanya tertulis. Setelah lowongan terisi, laporkan lagi ke SIAPkerja (Perpres 57/2023 Pasal 6).
Setelah tanda tangan, pekerjaan pindah ke pendaftaran BPJS, data payroll dan hari pertama. Tenggat-tenggatnya ada di checklist onboarding karyawan baru.
Di mana Direkrut membantu
Dengan spreadsheet dan email, delapan tahap ini cukup untuk satu atau dua posisi per tahun. Masalahnya muncul saat tiga orang menyaring 80 lamaran untuk dua posisi sekaligus: lamaran tercecer, status kandidat berbeda di tiap file, dan tidak ada yang tahu siapa yang belum dibalas.
| Tahap | Yang tercatat di Direkrut |
|---|---|
| 3. Lowongan | Lowongan yang dibuka dan lamaran yang masuk ke tiap lowongan |
| 4 dan 5. Seleksi | Tahapan seleksi tiap kandidat dan jadwal wawancaranya |
| 5. Tes | Tes yang diberikan dan hasilnya |
| 7. Penawaran | Penawaran kerja yang dikirim ke kandidat terpilih |
Yang tidak digantikan aplikasi mana pun: deskripsi pekerjaan yang jelas, pertanyaan wawancara yang sama untuk semua kandidat, dan keputusan yang tidak tertunda.
Yang perlu dicatat dan dilaporkan
- Jumlah pelamar per kanal, untuk tahu kanal mana yang layak dibayar lagi.
- Jumlah kandidat yang lolos di tiap tahap. Kalau 60 pelamar hanya menghasilkan 2 yang layak wawancara, masalahnya ada di iklan atau syaratnya.
- Lama tiap tahap, dari lowongan tayang sampai tanda tangan.
- Penawaran yang ditolak beserta alasannya, biasanya gaji atau tanggal mulai.
- Kandidat yang sudah diberi kabar, dan berkas pelamar yang sudah lewat masa simpan lalu dihapus.
Laporan bulanan ke pemilik cukup satu tabel: posisi yang terbuka, umur lowongan, jumlah kandidat di tiap tahap, dan tanggal keputusan berikutnya.
Informasi umum per 14 Oktober 2026, bukan nasihat hukum atau pajak. Aturan bisa berubah, jadi cek sumber resmi atau bahas situasi Anda dengan kami.
