Surat peringatan hanya diwajibkan untuk satu jalur PHK: pemutusan hubungan kerja karena pekerja melanggar ketentuan perjanjian kerja, peraturan perusahaan (PP) atau perjanjian kerja bersama (PKB). Urutannya surat peringatan pertama, kedua dan ketiga secara berturut-turut, masing-masing berlaku paling lama 6 bulan kecuali perjanjian kerja, PP atau PKB menetapkan lain. Aturannya ada di Pasal 154A ayat 1 huruf k UU 13/2003 sesudah diubah UU 6/2023, diulang di PP 35/2021 Pasal 36 huruf k, dan kompensasinya di Pasal 52. PHK setelah SP3 tetap berbayar: 0,5 kali uang pesangon, 1 kali uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.
Dua syarat yang paling sering terlewat: pelanggarannya harus sudah tertulis di perjanjian kerja, PP atau PKB sebelum SP dibuat, dan setelah SP3 pengusaha masih wajib mengirim surat pemberitahuan PHK, berunding bipartit kalau pekerja menolak, dan tanpa kesepakatan hanya boleh memutus hubungan kerja setelah penetapan lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial.
Dasar hukum per 14 Oktober 2026
- Pasal 154A ayat 1 huruf k UU 13/2003 sesudah UU 6/2023. Pasal 161 lama, yang dulu mengatur SP dengan pesangon 1 kali, dihapus.
- PP 35/2021 Pasal 36 huruf k dan Penjelasan Pasal 52 untuk urutan dan masa berlaku SP, Pasal 52 untuk kompensasi dan pelanggaran mendesak, Pasal 37 sampai 39 untuk pemberitahuan dan penolakan PHK, Pasal 49 sampai 51 untuk uang pisah.
- Pasal 111 UU 13/2003 untuk tata tertib sebagai isi wajib PP, dan Pasal 153 untuk alasan PHK yang dilarang.
- UU 2/2004 Pasal 3 sampai 7 untuk perundingan bipartit.
- Putusan MK 168/PUU-XXI/2023, dibacakan 31 Oktober 2024, untuk tata cara PHK.
DPR mengesahkan RUU Pelindungan Ketenagakerjaan menjadi undang-undang pada 6 Oktober 2026, dengan 23 bab dan 313 pasal (DPR RI). Naskah resminya belum dipublikasikan, dan aturan pelaksananya diberi waktu paling lambat satu tahun sejak diundangkan. Sampai aturan pelaksana yang baru terbit, aturan di atas tetap dipakai sepanjang tidak bertentangan dengan undang-undang baru. Artikel ini akan diperbarui begitu naskahnya tersedia.
Pelanggaran apa yang bisa dikenai SP
SP berdiri di atas ketentuan tertulis. Pasal 111 UU 13/2003 menjadikan tata tertib perusahaan sebagai isi wajib PP, dan di situlah daftar pelanggaran beserta tingkat sanksinya seharusnya ditulis. Perusahaan yang belum punya PP, padahal wajib sejak 10 pekerja, sebaiknya membereskannya dulu; caranya ada di Peraturan Perusahaan: wajib untuk siapa dan cara pengesahannya.
PP 35/2021 membedakan tiga jalur yang sering tercampur:
| Jalur | Dasar | Akibat |
|---|---|---|
| Pelanggaran biasa | Ketentuan perjanjian kerja, PP atau PKB, melalui SP1, SP2, SP3 | PHK setelah SP3 dengan 0,5 kali pesangon, 1 kali uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak (Pasal 52 ayat 1) |
| Pelanggaran bersifat mendesak | Harus diatur sebagai pelanggaran mendesak dalam perjanjian kerja, PP atau PKB | PHK tanpa SP dan tanpa surat pemberitahuan; pekerja berhak uang penggantian hak dan uang pisah (Pasal 52 ayat 2 dan 3) |
| Mangkir | Tidak masuk 5 hari kerja atau lebih berturut-turut tanpa keterangan tertulis dan bukti sah, sudah dipanggil 2 kali secara patut dan tertulis | PHK dengan uang penggantian hak dan uang pisah (Pasal 36 huruf j; Pasal 51) |
Penjelasan Pasal 52 ayat 2 memberi contoh pelanggaran mendesak: penipuan, pencurian atau penggelapan; keterangan palsu; mabuk atau narkotika di lingkungan kerja; asusila atau perjudian di lingkungan kerja; menyerang atau mengancam teman sekerja; merusak barang perusahaan; membocorkan rahasia perusahaan; perbuatan yang diancam pidana 5 tahun atau lebih. Daftar itu baru berlaku kalau PP atau PKB memuatnya.
Tata tertib yang lazim dikenai SP, sebagai saran kami: terlambat berulang, meninggalkan tempat kerja tanpa izin, tidak memakai alat pelindung diri, menolak perintah kerja yang wajar. Tulis tiap pelanggaran dengan ukurannya, misalnya "terlambat lebih dari 15 menit sebanyak 3 kali dalam 1 bulan", bukan sekadar "tidak disiplin".
Ada juga yang tidak boleh dijadikan dasar SP. Pasal 153 melarang PHK karena pekerja sakit sampai 12 bulan menurut keterangan dokter, menjalankan ibadah, menikah, hamil, melahirkan atau menyusui, punya pertalian darah atau ikatan perkawinan dengan pekerja lain di perusahaan yang sama, berserikat, mengadukan pengusaha ke pihak berwajib, atau berbeda paham, agama, suku, jenis kelamin dan kondisi fisik. PHK dengan alasan itu batal demi hukum, jadi SP untuk hal-hal ini hanya menyiapkan PHK yang batal.
Masa berlaku dan urutan SP
Penjelasan Pasal 52 ayat 1 PP 35/2021 menguraikan urutannya:
| Tahap | Diterbitkan kalau | Masa berlaku | Pelanggaran lagi dalam masa berlaku |
|---|---|---|---|
| SP1 | Pelanggaran pertama | 6 bulan sejak diterbitkan | Naik ke SP2 |
| SP2 | Pelanggaran saat SP1 masih berlaku | 6 bulan sejak diterbitkan | Naik ke SP3 |
| SP3, peringatan terakhir | Pelanggaran saat SP2 masih berlaku | 6 bulan sejak diterbitkan | PHK dapat dilakukan |
Kalau 6 bulan sejak SP1 sudah lewat tanpa pelanggaran, pelanggaran berikutnya dihitung dari awal lagi sebagai SP1; begitu juga untuk SP2 dan SP3. Undang-undang menyebut 6 bulan sebagai batas paling lama, dan perjanjian kerja, PP atau PKB boleh menetapkan lain.
Loncat tahap hanya mungkin untuk pelanggaran tertentu yang PP atau PKB tetapkan boleh diberi "peringatan pertama dan terakhir"; pelanggaran ulang dalam masa berlakunya membuka jalan PHK. Tanpa ketentuan tertulis itu, SP3 untuk pelanggaran pertama mudah dipersoalkan. Satu pelanggaran satu SP: dua pelanggaran di hari yang sama tidak menghasilkan SP1 dan SP2 sekaligus.
Isi surat peringatan yang sah
Undang-undang tidak menetapkan format SP. Yang berikut adalah isi minimal menurut kami, supaya SP bisa dibuktikan saat diperiksa mediator atau hakim.
| Bagian | Isi | Alasan |
|---|---|---|
| Identitas | Nama, nomor induk, jabatan, unit kerja | Mencegah salah orang |
| Tingkat dan masa berlaku | "Surat Peringatan Kedua", tanggal terbit, tanggal berakhir | Masa berlaku 6 bulan dihitung dari sini |
| Uraian pelanggaran | Tanggal, waktu, tempat, apa yang terjadi, saksi atau bukti | Fakta yang bisa dicek, bukan penilaian |
| Ketentuan yang dilanggar | Pasal dan ayat PP atau PKB, dikutip | Syarat utama Pasal 154A huruf k |
| Riwayat | Nomor dan tanggal SP sebelumnya yang masih berlaku | Menunjukkan urutan berturut-turut |
| Perbaikan yang diminta | Perilaku yang diharapkan dan sejak kapan | Memberi kesempatan nyata |
| Akibat kalau terulang | Tahap berikutnya sampai PHK, dengan sebutan kompensasinya | Pekerja tahu posisinya |
| Tanda tangan | Pejabat yang berwenang menurut PP, biasanya atasan langsung dan HR | Kewenangan terbukti |
| Tanda terima | Tanggal diterima dan tanda tangan pekerja, atau catatan penolakan dengan dua saksi | Bukti SP sampai |
Tanda tangan pekerja di kolom tanda terima bukan pengakuan bersalah, dan sebaiknya ditulis begitu di surat. Pekerja yang menolak menandatangani tetap bisa diberi SP: catat tanggal, cara penyerahan dan nama dua saksi, lalu kirim salinan ke alamat dan surel pribadinya. Pesan singkat hanya pengingat, bukan pengganti surat. Sebelum SP dibuat, dengarkan dulu versi pekerja dan tulis ringkasannya; pembelaan yang tidak pernah didengar sering jadi alasan SP dinyatakan tidak sah.
Setelah SP3: alur PHK
| Langkah | Tenggat | Dasar |
|---|---|---|
| Pelanggaran baru saat SP3 masih berlaku, dicatat seperti pelanggaran sebelumnya | — | Pasal 154A huruf k |
| Surat pemberitahuan PHK, memuat maksud dan alasan PHK, kompensasi, serta hak lain yang timbul, disampaikan secara sah dan patut | Paling lama 14 hari kerja sebelum PHK | PP 35/2021 Pasal 37 dan Penjelasannya |
| Pekerja tidak menolak: PHK berjalan dan dilaporkan ke kementerian atau dinas ketenagakerjaan | Setelah surat diterima | Pasal 38 |
| Pekerja menolak: surat penolakan beserta alasan | Paling lama 7 hari kerja sejak surat pemberitahuan diterima | Pasal 39 ayat 1 |
| Perundingan bipartit, musyawarah untuk mufakat, dengan risalah yang ditandatangani kedua pihak | Paling lama 30 hari kerja sejak perundingan dimulai | UU 2/2004 Pasal 3 dan 6; Putusan MK 168 |
| Sepakat: perjanjian bersama, didaftarkan ke pengadilan hubungan industrial | — | UU 2/2004 Pasal 7 |
| Tidak sepakat: perselisihan dicatatkan ke dinas, lalu mediasi atau konsiliasi, lalu pengadilan hubungan industrial. PHK baru boleh dilakukan setelah ada penetapan yang berkekuatan hukum tetap | Mengikuti proses | UU 2/2004 Pasal 4 dan 5; Putusan MK 168 |
Selama proses itu hubungan kerja belum putus: pengusaha boleh menskors pekerja, tetapi upah dan hak lainnya tetap dibayar sampai proses perselisihan berkekuatan hukum tetap (Pasal 157A, dimaknai Putusan MK 168).
Kompensasinya mengikuti Pasal 52 ayat 1. Contoh: masa kerja 4 tahun 2 bulan, upah pokok ditambah tunjangan tetap Rp5.000.000. Uang pesangon untuk 4 sampai kurang dari 5 tahun adalah 5 bulan upah, dikalikan 0,5, yaitu Rp12.500.000. Uang penghargaan masa kerja untuk 3 sampai kurang dari 6 tahun adalah 2 bulan upah, yaitu Rp10.000.000. Ditambah uang penggantian hak untuk cuti yang belum diambil. Tabel lengkap dan pajaknya ada di cara menghitung pesangon PHK.
Contoh linimasa
Pekerja gudang dengan PP yang menetapkan keterlambatan lebih dari 15 menit sebanyak 3 kali dalam sebulan sebagai pelanggaran tata tertib.
| Tanggal | Kejadian | Tindakan | Masa berlaku |
|---|---|---|---|
| 2 sampai 27 Februari | Terlambat 4 kali | Klarifikasi 2 Maret; SP1 terbit 3 Maret | 3 Maret sampai 2 September |
| 5 sampai 28 Mei | Terlambat 3 kali | SP2 terbit 1 Juni, menyebut SP1 yang masih berlaku | 1 Juni sampai 30 November |
| 1 sampai 24 September | Terlambat 3 kali | SP3 terbit 26 September, menyebut SP2 yang masih berlaku | 26 September sampai 25 Maret |
| 3 sampai 26 November | Terlambat 3 kali | Surat pemberitahuan PHK 28 November; PHK paling cepat 14 hari kerja kemudian | — |
Seandainya setelah SP1 pekerja tidak melanggar sampai 2 September, keterlambatan pada bulan Oktober memulai hitungan baru: SP1 lagi, bukan SP2.
Kesalahan yang sering terjadi
- SP untuk perbuatan yang tidak tertulis di perjanjian kerja, PP atau PKB.
- SP lewat pesan singkat atau lisan, tanpa tanda terima.
- Loncat ke SP3 untuk pelanggaran ringan, padahal PP tidak mengaturnya sebagai peringatan pertama dan terakhir.
- SP2 diterbitkan dengan merujuk SP1 yang masa berlakunya sudah habis.
- SP3 dan surat PHK dibuat di hari yang sama, atau PHK sepihak tanpa pemberitahuan 14 hari kerja.
- SP sebagai pembalasan atas keluhan, cuti sakit, kehamilan, kegiatan serikat, atau karena menikah dengan rekan sekerja.
- Kompensasi PHK dihitung 0 karena dianggap "salah pekerja", padahal Pasal 52 menetapkan 0,5 kali pesangon dan 1 kali uang penghargaan masa kerja.
Daftar periksa untuk HR
- Tata tertib dan tingkat sanksinya tertulis di PP atau PKB yang sudah disahkan atau didaftarkan.
- Pelanggaran dicatat dengan tanggal, bukti dan keterangan pekerja.
- SP memuat sembilan bagian di tabel di atas, termasuk tanggal berakhir masa berlaku.
- Tanda terima ditandatangani pekerja, atau berita acara penolakan dengan dua saksi.
- Urutan SP1, SP2, SP3 berturut-turut dan masing-masing masih berlaku saat tahap berikutnya terbit.
- Setelah SP3: surat pemberitahuan PHK 14 hari kerja, bipartit bila ditolak, penetapan lembaga PPHI bila buntu.
- Kompensasi 0,5 kali pesangon, 1 kali uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak disiapkan.
Informasi umum per 14 Oktober 2026, bukan nasihat hukum atau pajak. Aturan bisa berubah, jadi cek sumber resmi atau bahas situasi Anda dengan kami.
