Izin kerja untuk karyawan Jepang yang ditempatkan di Indonesia

Karyawan Jepang yang ditempatkan di Indonesia butuh dua izin. Perusahaan di Indonesia harus mengantongi Pengesahan RPTKA dari Kementerian Ketenagakerjaan, lalu karyawannya masuk dengan visa kerja E23 yang otomatis menjadi ITAS saat tiba. Selama penugasan, perusahaan membayar DKPTKA sebesar US$100 per jabatan per orang per bulan, di muka.

Ulasan ini memakai aturan yang berlaku per 14 Oktober 2026. DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026, dengan 23 bab dan 313 pasal (DPR RI). Naskah resminya belum dipublikasikan, dan aturan pelaksananya diberi waktu paling lambat satu tahun sejak diundangkan. Sampai aturan pelaksana yang baru terbit, ketentuan di bawah tetap dipakai sepanjang tidak bertentangan dengan undang-undang baru. Artikel ini akan diperbarui begitu naskahnya tersedia.

Dasar hukum per 14 Oktober 2026

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, Pasal 42 sampai 49, sebagaimana diubah UU 6/2023 tentang Cipta Kerja.
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023: RPTKA disahkan Menteri Ketenagakerjaan, dan TKA hanya dipekerjakan dengan memperhatikan pengutamaan tenaga kerja Indonesia.
• PP 34/2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing.
• Permenaker 8/2021 sebagai aturan pelaksananya.
• Kepmenaker 349/2019 tentang jabatan yang dilarang untuk TKA.
• Permenkumham 22/2023 tentang Visa dan Izin Tinggal, yang sudah diubah Permenkumham 11/2024. Urusan imigrasi kini dipegang Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan (Perpres 157/2024).

Siapa yang wajib RPTKA

Setiap pemberi kerja TKA wajib memiliki Pengesahan RPTKA. Pemberi kerja perorangan dan PT perorangan tidak boleh mempekerjakan TKA. PP 34/2021 tidak membedakan kewarganegaraan, jadi karyawan Jepang mengikuti jalur yang sama dengan TKA lain.

RPTKA tidak diperlukan untuk:

• direksi atau komisaris dengan kepemilikan saham tertentu, atau pemegang saham, sesuai peraturan;
• pegawai diplomatik dan konsuler;
• TKA untuk produksi yang berhenti karena keadaan darurat, vokasi, start-up berbasis teknologi, kunjungan bisnis, dan penelitian dalam jangka waktu tertentu.

Untuk start-up dan vokasi, data TKA tetap dilaporkan daring dan pengecualiannya paling lama 3 bulan. Lebih dari itu, perusahaan wajib mengurus RPTKA.

Urutan izin kerja

Menurut penjelasan Imigrasi, RPTKA didaftarkan lebih dulu di TKA Online (tka-online.kemnaker.go.id), baru visa kerja diajukan.

Pengesahan RPTKA untuk pekerjaan sementara berlaku paling lama 6 bulan dan tidak bisa diperpanjang. Untuk pekerjaan lebih dari 6 bulan, paling lama 2 tahun dan bisa diperpanjang. Di Kawasan Ekonomi Khusus, paling lama 5 tahun. Perpanjangan diajukan paling lambat 30 hari kerja sebelum masa berlakunya habis, dengan lampiran antara lain bukti kepesertaan jaminan sosial, NPWP karyawan dan perusahaan, serta laporan pelatihan pendamping.

Visa E23 menyediakan masa tinggal 180 hari, 1 tahun, atau 2 tahun. Sejak Juni 2025, Imigrasi memangkas indeks visa kerja dari 31 menjadi 6 jenis, dan 20 indeks lama untuk tenaga ahli disatukan dalam E23.

Biaya resmi

TKA yang bekerja kurang dari sebulan tetap dihitung DKPTKA satu bulan penuh. DKPTKA untuk RPTKA baru, perpanjangan lintas provinsi, dan RPTKA di Kawasan Ekonomi Khusus masuk ke kas negara. Perpanjangan dengan lokasi kerja di satu provinsi dibayar ke pemerintah provinsi atau kabupaten/kota. Instansi pemerintah, perwakilan negara asing, badan internasional, lembaga sosial, lembaga keagamaan, dan jabatan tertentu di lembaga pendidikan tidak membayar DKPTKA.

Laman visa E23 tidak merinci apakah angkanya sudah termasuk ITAS dan izin masuk kembali. Tarif keimigrasian masih mengacu pada PP 45/2024; PP 30/2026 hanya mengganti tarif layanan Kementerian Hukum.

Kewajiban perusahaan selama penugasan

• Tunjuk pendamping WNI untuk alih teknologi dan keahlian, lalu beri pendamping itu pendidikan dan pelatihan sesuai jabatan TKA.
• Fasilitasi pelatihan bahasa Indonesia untuk TKA, sendiri atau lewat lembaga yang minimal terakreditasi B.
• Kewajiban pendamping, pelatihan, dan bahasa tidak berlaku untuk direksi, komisaris, kepala kantor perwakilan, pembina, pengurus dan pengawas yayasan, serta pekerjaan sementara.
• Daftarkan TKA yang bekerja lebih dari 6 bulan ke program jaminan sosial nasional. TKA yang bekerja kurang dari 6 bulan cukup diasuransikan, minimal untuk risiko kecelakaan kerja.
• Jangan tempatkan TKA di jabatan personalia, dan jangan biarkan TKA merangkap jabatan di perusahaan yang sama.
• Laporkan penggunaan TKA, pelatihan pendamping, dan alih teknologi ke Kemnaker setiap tahun.

UU 24/2011 Pasal 14 juga mewajibkan setiap orang asing yang bekerja paling singkat 6 bulan di Indonesia menjadi peserta jaminan sosial.

Sebagai penjamin, perusahaan bertanggung jawab atas keberadaan dan kegiatan TKA di Indonesia, wajib melaporkan perubahan status sipil, status keimigrasian, dan alamatnya, serta menanggung biaya pemulangan jika izin tinggalnya habis atau TKA dideportasi (UU 6/2011 Pasal 63). TKA sendiri wajib melaporkan perubahan pekerjaan, penjamin, atau alamat ke kantor imigrasi setempat (Pasal 71).

Pajak dan aturan 183 hari

Menurut Direktorat Jenderal Pajak, WNA menjadi subjek pajak dalam negeri antara lain jika berada di Indonesia lebih dari 183 hari dalam 12 bulan. WNA dengan keahlian tertentu yang menjadi subjek pajak dalam negeri hanya dipajaki atas penghasilan dari Indonesia selama empat tahun pajak pertama (PMK 18/PMK.03/2021). NPWP karyawan dan perusahaan diminta saat perpanjangan RPTKA.

Untuk penghasilan yang juga dipajaki di Jepang, perjanjian penghindaran pajak berganda Jepang–Indonesia berlaku sejak 31 Desember 1982, menurut Kementerian Keuangan Jepang.

Saat penugasan selesai

1. Laporkan berakhirnya perjanjian kerja ke Kemnaker, termasuk jika kontrak diakhiri lebih cepat.
2. Pulangkan karyawan ke negara asalnya, sesuai kewajiban pemberi kerja dalam PP 34/2021.
3. Urus penutupan ITAS di kantor imigrasi tempat ITAS terdaftar. Pengurusan ini biasa disebut Exit Permit Only (EPO); syarat dan waktunya perlu ditanyakan ke kantor itu.
4. Bereskan kewajiban pajak. Sejak UU 63/2024, pejabat imigrasi boleh menolak WNA keluar Indonesia jika masih punya kewajiban yang belum selesai, dan penjelasan undang-undang itu mencontohkan pajak.

Catatan untuk perusahaan Jepang

• Tidak ada jalur khusus untuk WN Jepang di PP 34/2021. Ringkasan resmi amandemen EPA Jepang–Indonesia, yang berlaku sejak 1 Agustus 2026, juga tidak menyebut kemudahan izin kerja bagi karyawan Jepang.
• WN Jepang yang tinggal di luar negeri 3 bulan atau lebih wajib menyerahkan zairyu todoke (在留届) ke kedutaan atau konsulat Jepang. Laporan ini bisa diisi lewat ORRnet, sejak 90 hari sebelum tiba.
• Jepang dan Indonesia belum punya perjanjian jaminan sosial. Indonesia tidak ada dalam daftar 24 negara mitra di situs Japan Pension Service.

Perubahan 2024 sampai 2026

• 17 Oktober 2024: UU 63/2024 menetapkan izin masuk kembali pemegang ITAS berlaku selama masa ITAS dan untuk beberapa kali perjalanan.
• 5 November 2024: Kementerian Imigrasi dan Pemasyarakatan dibentuk lewat Perpres 157/2024.
• 17 Desember 2024: tarif PNBP dalam PP 45/2024 mulai berlaku.
• 13 Juni 2025: Imigrasi menyederhanakan indeks visa, dan visa kerja tenaga ahli disatukan dalam E23.
• 1 Agustus 2026: amandemen EPA Jepang–Indonesia berlaku.
• 6 Oktober 2026: DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan. Aturan pelaksananya menyusul paling lambat setahun setelah diundangkan.

Informasi umum per 14 Oktober 2026, bukan nasihat hukum atau pajak. Aturan bisa berubah, jadi cek sumber resmi atau bahas situasi Anda dengan kami.